Hvordan man ikke skal gennemgå dit arrangement til døden

Kører en konference, kan et seminar eller et værksted være rigtig sjovt. Dag, begivenheden er garanteret at være syder af aktivitet med alle arrangementer samles over de par timer. Problemer opstår og løses på en eller anden måde og delegerede vil forlade i forskellige stater i motivation. Hvis dette er din første eller et tusind og første begivenheden du bør aldrig stoppe lære hvordan man kan forbedre den næste ene. En af de mest effektive måder til at trække ud alle punkterne, læring fra hele arrangementet er at holde et rapportbehandlingsmøde efter nogle grundige dataindsamling, herunder finansielle analyse og uddelegere feedback.

Kører et rapportbehandlingsmøde

Når du har samlet baggrundsdata, er det tid til at holde din anmeldelse møde med de centrale aktører. Dette kan være en del af en generel revision at organisationen regelmæssigt kører eller det kan være en speciel engangsforanstaltninger at kvantificere fordelen ved begivenheder som denne og at begrunde fremtidige udgifter.

Hvem der skal inviteres?

De deltager i dette rapportbehandlingsmøde bør være begivenhed “ejere”, beslutningstagere og indflydelsesrige personer i virksomheden, der bliver nødt til at forstå konsekvenserne af hændelsen. Det kan ikke være nødvendigt at invitere teamet hele arrangementet, men det vil tilføre værdi til præsentationen, hvis du har mennesker i det møde, der kan give yderligere oplysninger, som du kan have glemt, overset eller ellers udelades eller der kan støtte dine data med yderligere beviser.

Dagsordenen

Thematicx produkt landsdækkende Roadshow

Anmeld møde

15:00-16:00 på 12/12/09 i største mødelokale

Dagsorden

Oversigt over Roadshow mål og Roadshow program

Finansiel rapport

Uddelegere feedback og resultaterne af opfølgningen proces

Planer for forbedring

Succeser

Næste skridt – en diskussion om forlængelse af programmet

Enhver anden virksomhed

Altid offentliggøre en dagsorden for denne type af møde at tillade folk at forberede deres tænkning forud. En typisk dagsorden er helt simpel og ser sådan ud:

Selv om dette er en fornuftig og høflig forholdsregel, ikke Forvent alle at læse og huske dagsordenen. Nogle vil sætte pris på det; de andre vil klare sig igennem og bruge deres intuition, så længe du levere en kopi af dagsordenen for mødet.

I stedet for at definere en stram tidsplan, skal du have en ru tidsplan i dit hoved, forlader omkring 20 til 30 minutter for åbne drøftelser under hele mødet. Hvis mødet varer en time, skal hvert af emnerne, præsentation kun tage omkring 5 minutter, hvilket giver tid til én eller to dias (hvis du bruger dem). Tiden flyver af og dine deltagere vil være frisk og klar til at drøfte fremtidige planer.

Vær forberedt på overraskelser. Ofte begivenheder, der synes at køre godt have skjulte problemer, der er kun afsløret efter tæt afhøring af alle involverede. Omvendt begivenheder, der snubler langs fra krise til krise kan blive yderst underholdende for delegaterne og kan få dem til at være mere opmærksomme, fordi de begynder at lede efter fejl, der ikke kan være der.